Un TMS (Transport Management System) es un software especializado que centraliza todas las operaciones de transporte: desde la planificación de viajes y rutas hasta el control de conductores, costes y documentación. Todo en un único panel, en tiempo real.
La diferencia entre tomar decisiones informadas y pasar el día resolviendo emergencias.
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Controla, optimiza y automatiza tu operativa de transporte
Control total de rutas, cargas, vehículos y conductores, todo desde una única plataforma.
Un TMS (Transportation Management System) o sistema de gestión de transporte es un software diseñado específicamente para empresas de transporte y logística.
A diferencia de un ERP de transporte, que cubre la administración completa de una empresa, el TMS se enfoca en lo que realmente necesita un departamento de tráfico: planificar viajes, asignar vehículos y conductores, y controlar cada ruta.
Si buscas un software que centralice tu operativa de tráfico sin tocar la contabilidad ni la administración, eso es un TMS. Si necesitas ambas cosas, un TMS se integra con tu ERP (o viene como módulo dentro de una plataforma más amplia, como hace KaleidoTrans).
Cualquier empresa que gestione varios vehículos, trabaje con múltiples clientes y rutas, necesite hacer cambios operativos durante el día, o quiera saber cuánto gana (o pierde) con cada servicio.
Desde transportistas de mercancías y portavehículos hasta paquetería, cooperativas y operadores logísticos. El software es el mismo; la configuración cambia según el sector. También para empresas de logística que necesitan coordinar transporte con almacén y distribución.
La mayoría de empresas gestionan el tráfico con una mezcla de Excel, llamadas, WhatsApp y varios programas que no se hablan entre sí. Un TMS sustituye todo eso por un panel único donde la información fluye en tiempo real.
Crear expediciones, agrupar cargas (completas y grupaje), asignar rutas según capacidad, tiempos y costes.
Vincular viajes a vehículos y conductores disponibles, teniendo en cuenta horas de conducción, tipo de carga y restricciones.
Rastrear cada viaje desde salida hasta entrega. Si necesitas gestión de flota con GPS, el TMS se conecta con tu proveedor de geolocalización.
Generar CMR electrónico, cartas de porte y albaranes vinculados al viaje. Sin papel.
Calcular gastos reales (combustible, peajes, km) y margen por viaje, cliente o ruta.
Conectarse con tu contabilidad, GPS, plataformas de cargas y software existente. KaleidoTrans se conecta con más de 40 herramientas del sector.
Un TMS cubre cada fase de tu operativa en un flujo continuo: el viaje se crea, se asigna, se documenta, se sigue, se factura y se analiza en el mismo sistema. No son módulos sueltos que luego hay que cuadrar.
Es lo que más tiempo consume en un departamento de tráfico: saber qué pasa ahora mismo con cada viaje.
Un panel de control te muestra el estado de cada expedición (planificado, en ruta, entregado, incidencia), dónde está cada conductor, y qué cambios han surgido.
Cuando algo falla (un retraso, una devolución, un conductor que no puede cubrir una ruta) lo ves en pantalla, reasignas desde ahí, y el conductor recibe la actualización en su móvil. No elimina los imprevistos. Los hace manejables.
¿Cuánto tarda hoy tu equipo en decidir a qué viaje encajar un pedido nuevo? ¿Qué vehículo tiene capacidad? ¿A qué coste?
Un TMS sugiere la mejor combinación basándose en capacidad del vehículo, disponibilidad de conductores, costes por km y peaje, y ventanas horarias del cliente.
Lo que hoy lleva 15-20 minutos de cálculo mental y cruce de hojas, el sistema lo resuelve en segundos. Menos kilómetros en vacío. Mejor ocupación de cada vehículo.
-20% a -30% tiempo de planificación diaria
El TMS centraliza la documentación de conductores (carnet, formación ADR, seguro), el estado de los vehículos (ITV, mantenimiento), horas de conducción y disponibilidad actual.
Si un conductor se pone enfermo o un vehículo se avería, el sistema detecta qué expediciones quedan sin cubrir y te sugiere reasignaciones. Sin buscar en una hoja quién tiene hueco.
El módulo de gestión de activos complementa esto con alertas automáticas de vencimientos (ITV, seguros, licencias).
El conductor lleva la app en el móvil. Cuando llega a entregar, firma digitalmente el albarán, hace una foto si es necesario, y el documento queda archivado en el sistema con localización GPS y hora real.
Si necesitas carta de porte electrónica o cumplir con el DCDT, el TMS genera y gestiona esos documentos vinculados al viaje.
Cuando un cliente reclama que no recibió su entrega, la prueba (firma, foto, GPS, hora) la encuentras en segundos.
El TMS calcula el coste real de cada viaje: combustible por km recorrido, peajes, tiempo de conductor, mantenimiento prorrateado. Y lo compara con lo que facturas al cliente.
Ese cliente que parece lucrativo porque cobra 500 €/viaje puede estar costándote 480 €. Sin un TMS, eso lo descubres al final del mes. Con el TMS lo ves al día siguiente.
Puedes cruzar estos datos con los KPIs del módulo KaleidoBI para detectar patrones: qué rutas son más rentables, qué clientes conviene renegociar, qué conductores son más eficientes.
Hoy tienes 5 vehículos y 3 clientes. En dos años puedes tener 20 y 30. Un TMS web no colapsa cuando añades conductores, no se ralentiza cuando duplicas expediciones, y permite agregar integraciones sin cambiar de sistema.
KaleidoTrans funciona 100% en la nube: accedes desde ordenador, tablet o móvil. Los datos se sincronizan en tiempo real entre oficina y conductor. Y si hay un corte de luz en tu oficina, la operativa sigue porque el servidor no está en tu edificio.
Excel no escala. Un TMS sí.
Al final del día necesitas saber: cuántos viajes se completaron, cuáles tuvieron incidencias, cuánto costó cada uno. Con un TMS el panel lo muestra en tiempo real. El cierre deja de ser manual y se convierte en una validación rápida.
Un TMS no permite asignar un viaje que viola capacidad, horario o normativa de horas de conducción. Solo sugiere opciones válidas.
Cuando un cliente pregunta dónde está su entrega, no llamas al conductor. El TMS muestra geolocalización y estado, y puedes dar al cliente un enlace de seguimiento.
Un cliente dice "no recibí mi entrega". Buscas por referencia: firma digital, foto, coordenadas GPS, hora exacta. Resuelto en minutos.
¿Abro una nueva ruta? ¿Es rentable seguir con este cliente? ¿Qué conductor rinde más? Hoy se responden con "me parece que sí". Con un TMS, con números.
Si llevas tiempo pensando en cambiar la forma de gestionar tu operativa pero no sabes si ha llegado el momento, estas situaciones te van a sonar.
Tu departamento de tráfico depende de una sola persona. Si esa persona falta, la operativa se paraliza. Un TMS elimina la dependencia de que todo el conocimiento esté en la cabeza de una persona.
Usas más de 3 herramientas para gestionar el día a día. Excel, WhatsApp, facturación, contabilidad, GPS… Cada una por su cuenta. El dato no fluye y los errores de transcripción son constantes.
No sabes cuánto ganas (o pierdes) por viaje hasta fin de mes. Si calcular el margen real necesita cruzar 3 fuentes y horas de trabajo, no tienes visibilidad operativa. La tienes contable, y llega tarde.
Los cambios de última hora descontrolan todo. Un retraso, un conductor enfermo, una devolución. Si cada imprevisto requiere 5 llamadas y 20 minutos, la operativa no está preparada para la realidad del transporte.
Has crecido y el sistema no ha crecido contigo. Lo que funcionaba con 5 vehículos y 2 clientes ya no funciona con 15 y 10. Cambiar da miedo porque "ahora funciona" — aunque funcione mal.
Tus conductores te llaman más de lo que deberían. Si el conductor llama para saber qué carga recoger o qué documento rellenar, el flujo está roto. Con un TMS y una app, recibe todo en su móvil sin llamar.
Si te reconoces en 2 o más de estas situaciones, un TMS no es un lujo. Es la herramienta que te falta para dejar de compensar con esfuerzo lo que debería resolver un sistema.
KaleidoTrans lleva más de 10 años desarrollando software específico para el sector del transporte en España. No es un ERP genérico adaptado, ni una plataforma internacional traducida.
Más de 200 empresas ya utilizan la plataforma.
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Lo que incluye como TMS
Un TMS (Transportation Management System) es un software que centraliza la planificación, ejecución y control del transporte de mercancías. En logística, se usa para coordinar viajes, asignar recursos, gestionar documentación y analizar costes. Es diferente de un WMS (gestión de almacén) y de un ERP (gestión administrativa general), aunque puede integrarse con ambos.
En la parte operativa del tráfico, sí. Excel sirve para muchas cosas, pero no fue diseñado para gestionar viajes en tiempo real, reasignar conductores o calcular márgenes por ruta. Un TMS hace eso de forma nativa. Si usas Excel para planificar rutas, controlar entregas o calcular costes, un TMS automatiza esas tareas y elimina los errores de transcripción manual.
Depende del tamaño de la empresa y la complejidad de la operativa. En empresas pequeñas y medianas (5-30 vehículos), la implementación típica tarda entre 2 y 6 semanas, incluyendo configuración, migración de datos y formación del equipo. KaleidoTrans incluye formación inicial, configuración del software y soporte técnico con atención personalizada.
KaleidoTrans funciona desde ordenador, tablet y móvil. Además, la app KaleidoGO! está diseñada para que los conductores reciban viajes, reporten datos, firmen documentos y registren gastos desde su smartphone. La oficina ve todo en tiempo real.
Un TMS se centra en la operativa de tráfico: planificar viajes, asignar conductores, controlar rutas, gestionar documentación del viaje. Un ERP de transporte cubre la administración: facturación, contabilidad, cartera, gestión financiera. En KaleidoTrans, ambos están integrados como módulos dentro de la misma plataforma, pero puedes usar solo el TMS si es lo que necesitas.
Depende del TMS. KaleidoTrans se conecta con más de 40 herramientas: GPS (Garmin, TomTom, Frotcom…), software contable (Sage, Contasol, Wolters Kluwer…), plataformas de carga (Transporeon, Wtransnet…), telepeaje, combustible y más. Si necesitas una integración específica, dispone de API y el equipo hace desarrollos a medida.
KaleidoTrans se encarga de la migración. Importan los datos de tu sistema anterior (clientes, vehículos, conductores, tarifas) para que no tengas que empezar de cero. Los servidores están en España, bajo normativa RGPD, con copias de seguridad automáticas.
No. KaleidoTrans es modular. Puedes empezar solo con el TMS (gestión de tráfico) y añadir módulos según los vayas necesitando: facturación electrónica, gestión de almacén, control de KPIs, gestión de activos, etc.
Sí. KaleidoTrans ofrece una demo gratuita donde el equipo te muestra el funcionamiento del software adaptado a tu operativa. La puedes solicitar desde la web y la agendan en menos de 24 horas.
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