Cuando el DeCA ya está emitido y el vehículo cambia, la Resolución de 5 de junio de 2026 admite dos formas de corregirlo: añadir el dato nuevo al PDF existente indicando el motivo del cambio, con lo que la URL y el código QR siguen valiendo, o generar un documento nuevo con URL y QR distintos. La diferencia práctica es quién tiene que perseguir al conductor.
El caso que se va a repetir en octubre
Sale un porte, no tienes tractora libre, se lo pasas a un colaborador. Emites el DeCA a primera hora con la matrícula que te ha dado él. A media mañana el camión se rompe y meten otro.
La pregunta es cuándo te enteras tú.
«La empresa que organiza el transporte puede tener correctamente planificado un vehículo y que posteriormente el transportista efectivo realice un cambio por avería, disponibilidad u otra necesidad operativa sin que esa información llegue inmediatamente a la oficina.»
En muchas operativas la oficina se entera el mismo día solo si alguien avisa. Si no hay aviso, el cambio aparece después, a veces cuando ya se está revisando la documentación del servicio. Con papel eso se arreglaba con un bolígrafo. Desde el 5 de octubre, no.
¿Por qué se pierde el dato entre el colaborador y la oficina?
Hoy la matrícula viaja por donde puede. WhatsApp es probablemente el canal más habitual, y también se usan la llamada y el correo.
«El problema no es solamente recibir la matrícula, sino conseguir que ese dato termine actualizado correctamente en el sistema y en la documentación correspondiente. Cuando la información pasa por varios canales diferentes es más fácil que haya olvidos, errores o que el cambio no quede correctamente registrado.»
Un mensaje al móvil del jefe de tráfico a las once de la mañana, en medio de otras veinte cosas, es exactamente el tipo de dato que se queda sin trasladar. A partir de octubre ese olvido deja de ser un descuido administrativo y pasa a ser un documento que no refleja el servicio.
Las dos vías que admite la norma
La URL no cambia y el código QR existente sigue siendo válido. El conductor sigue llevando el mismo QR.
URL y QR nuevos. Hay que hacer llegar el documento actualizado al conductor antes de que lo paren.
Modificar el archivo existente
Se añaden los datos nuevos al PDF que ya existe, junto con el motivo del cambio, y los antiguos se conservan indicando claramente que ya no son válidos. La Resolución es explícita sobre la consecuencia: al mantener el mismo PDF, la URL no cambia y el código QR existente sigue siendo válido.
Para un porte subcontratado, esta es la vía cómoda. El conductor de la otra empresa sigue llevando el mismo QR que le mandaste por la mañana, y cuando el agente lo escanea ve la matrícula buena.
Generar un archivo nuevo
Se emite un PDF completo, lo que genera una URL nueva y un código QR nuevo. El original se conserva para mantener la trazabilidad de la operación.
Aquí aparece la fricción de la subcontratación: el QR que lleva el conductor deja de reflejar la operación, y ese conductor no es tuyo. Tienes que localizarlo a través de su empresa y asegurarte de que recibe el nuevo antes de que lo paren.
¿Puedo corregir el DeCA al terminar el servicio?
Esta es la parte que más se subestima, y conviene decirla clara.
«Si el documento sigue reflejando una matrícula que ya no corresponde al vehículo que está realizando el transporte, el DeCA dejaría de reflejar la realidad del servicio y podría considerarse inválido, con el consiguiente riesgo de sanción. Por eso no basta con actualizar la información posteriormente: es necesario que el documento se modifique en cuanto se produce el cambio y que la versión corregida llegue al conductor.»
Actualizar el dato al cerrar el servicio te deja los archivos ordenados. En el arcén no te sirve de nada.
¿Hay un plazo para corregirlo?
La norma no fija un número de horas. Lo que exige es que el documento refleje el servicio que se está realizando, así que el plazo real es el que tardas en enterarte. Si el cambio se produce a las once y lo corriges a las once y cinco, no hay problema. Si lo corriges al día siguiente, hubo varias horas de transporte con un documento que no correspondía.
¿Y si el agente ya está delante?
Corregirlo en ese momento no arregla lo que el agente ya ha visto. El documento tiene que reflejar el vehículo que hace el transporte en el momento del control, no minutos después. Por eso la corrección es una tarea de tráfico, no del conductor en el arcén.
¿Cuánto se conservan las versiones?
Cuando se genera un documento nuevo, la Resolución obliga a conservar el original, que es lo que sostiene la trazabilidad de la operación.
Y no aplica solo al vehículo. Si durante el transporte cambia la dirección de entrega o la mercancía, el documento tiene el mismo problema.
¿A quién le toca corregirlo?
La norma no usa la palabra «subcontratación» en ningún momento, y por eso cuesta encontrar la respuesta.
El artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012 obliga a formalizar el documento al transportista efectivo, titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte, y al cargador contractual, que es quien contrata directamente con él. Esa segunda definición incluye expresamente a otro transportista, a una cooperativa, a una agencia de transporte, a un transitario, a un almacenista-distribuidor o a un operador logístico.
El Ministerio lo resuelve con estas palabras en su FAQ oficial del DeCA:
«Si un transportista (Transportista A) subcontrata a otro (Transportista B) para un determinado envío, entonces el último será el transportista efectivo (Transportista B) mientras que el primero será el cargador contractual (Transportista A).»
Para las cadenas largas añade el criterio: las responsabilidades recaen en quien realiza materialmente el transporte, el último de la cadena de subcontratación, y en quien contrata a este.
Sobre quién teclea la corrección, la norma calla. El propio Ministerio reconoce que la Orden no especifica quién debe realizar materialmente el documento. Tienes el reparto completo en la página del documento de control administrativo.
De quién es el fallo si el dato sale mal
El artículo 7, en la redacción que le dio la Orden TRM/282/2026, reparte la responsabilidad por los datos del artículo 6.
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Cargador contractual
- a) Su identificación
- b) La del transportista efectivo
- c) El origen y destino
- d) La naturaleza y peso de la mercancía
-
Transportista efectivo
- e) La fecha de realización del transporte
- f) La matrícula del vehículo
O sea que la matrícula es responsabilidad de tu colaborador, aunque el documento lo hayas emitido tú.
Hay además un punto del artículo 7.1 que se cuenta mal a menudo. Ambos responden de no formalizar el documento y de que no se lleve a bordo, salvo que el cargador contractual pruebe que el documento fue emitido, en cuyo caso queda eximido. Si lo emitiste y puedes demostrarlo, el descuido del otro no cae sobre ti. Poder demostrarlo exige tenerlo localizable, no enterrado en un correo de hace tres semanas.
Lo que hay que resolver antes de octubre
Lo que preguntan estas semanas las empresas que subcontratan es siempre lo mismo: quién genera el documento, cómo conseguir los datos definitivos del transportista efectivo, qué pasa si cambia el vehículo o la entrega, y cómo hacerle llegar rápido la documentación actualizada al conductor.
Detrás de todo eso hay una preocupación mayor:
«Una empresa puede gestionar cientos de servicios y trabajar con muchos colaboradores distintos, por lo que no basta con poder generar un PDF: hay que conseguir que la creación, modificación, distribución y conservación del DeCA formen parte del flujo normal de trabajo sin aumentar la carga administrativa.»
Dos cosas que puedes cerrar esta semana sin tocar nada técnico:
- Pactar por escrito con cada colaborador habitual quién emite, cómo te llega la matrícula y quién avisa si cambia el camión.
- Comprobar que sabrías recuperar cualquier documento emitido en los últimos meses, porque de eso depende la exoneración del artículo 7.1.
Qué hace Kaleido DeCA, y qué no
Kaleido DeCA permite corregir un documento ya emitido manteniendo la trazabilidad de las modificaciones y de las distintas versiones, sin sustituir el QR inicial. Si a mitad de servicio cambia la matrícula, actualizas el DeCA y el documento corregido queda disponible para todas las partes.
Ahora la parte honesta, que es la que de verdad importa:
«El sistema no puede conocer por sí solo que un colaborador ha cambiado de camión si nadie comunica o registra ese cambio.»
Ningún software adivina lo que pasa en la carretera. Corregir el documento es lo fácil. Lo difícil es que alguien avise, y a tiempo.
Por eso el trabajo está en el canal. Con KaleidoGO! el conductor registra la incidencia durante el viaje y habla con tráfico por un chat interno donde las conversaciones quedan registradas y centralizadas. Un cambio de camión comunicado ahí queda en el sistema. Comunicado por WhatsApp, queda en el móvil de alguien. Es la diferencia entre corregir el documento en cinco minutos y enterarte al cerrar el servicio, que es justo el patrón que describimos en cómo gestionar las incidencias en transporte.
Para los portes que salen fuera, el enlace para transportistas subcontratados permite compartir el viaje y los documentos con el colaborador y que firme sin instalar ninguna aplicación ni tener usuario.
Y si mueves internacional, el reparto entre DeCA y eCMR lo tienes en qué cambia el 5 de octubre con el eCMR.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar un DeCA que ya he emitido?
Sí. La Resolución de 5 de junio de 2026 admite dos vías: añadir los datos nuevos y el motivo del cambio al PDF existente, conservando los antiguos marcados como no válidos, o generar un PDF nuevo con URL y QR distintos guardando el original. En ambos casos hay que entregar el documento modificado al conductor.
¿El código QR sigue valiendo si corrijo el documento?
Si modificas el archivo existente, la Resolución establece que la URL no cambia y el QR sigue siendo válido. Si generas uno nuevo, el QR también es nuevo y el conductor necesita la versión actualizada.
¿Puedo corregirlo al terminar el servicio en vez de sobre la marcha?
No es lo aconsejable. Mientras el documento refleje una matrícula que no corresponde al vehículo que hace el transporte, deja de reflejar la realidad del servicio y puede considerarse inválido en un control.
¿Quién corrige el documento si el porte lo hace un subcontratado?
La norma no designa quién lo hace materialmente. Establece que quien realiza el porte es el transportista efectivo y quien lo contrata es el cargador contractual, y que ambos están obligados a formalizarlo. Conviene pactarlo por escrito con cada colaborador.
¿Y si lo que cambia es la dirección de entrega o la mercancía?
El planteamiento es el mismo: el documento tiene que modificarse y la versión corregida tiene que llegar al conductor.
Si trabajas con colaboradores habituales y quieres ver cómo queda esto en tu operativa, con tu volumen y tus rutas, pide una demo y lo vemos con tus propios viajes. Quedan pocas semanas y conviene probarlo antes, no el 5 de octubre.
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